A rendezett iratanyag még nem feltétlenül jelent jól működő irattárat. Miután a dokumentumokat típus, időszak, ügy vagy más szempont szerint rendszereztük, egy új kérdés kerül előtérbe: hogyan tároljuk őket úgy, hogy akár évekkel később is gyorsan megtalálhatók legyenek? Az archiválás valójában ezen a ponton kezdődik. Nem egyszerűen arról szól, hogy a régebbi dokumentumokat dobozokba helyezzük és félretesszük, hanem arról, hogy meghatározzuk az iratok helyét, státuszát, megőrzési idejét és későbbi útját. Egy jól felépített céges irattár ezért nem dokumentumtemető, hanem működő információs rendszer: pontosan megmutatja, mit őriz a vállalkozás, hol található az adott dokumentum, és mikor szükséges ismét foglalkozni vele.