A rendezett iratanyag még nem feltétlenül jelent jól működő irattárat. Miután a dokumentumokat típus, időszak, ügy vagy más szempont szerint rendszereztük, egy új kérdés kerül előtérbe: hogyan tároljuk őket úgy, hogy akár évekkel később is gyorsan megtalálhatók legyenek? Az archiválás valójában ezen a ponton kezdődik. Nem egyszerűen arról szól, hogy a régebbi dokumentumokat dobozokba helyezzük és félretesszük, hanem arról, hogy meghatározzuk az iratok helyét, státuszát, megőrzési idejét és későbbi útját. Egy jól felépített céges irattár ezért nem dokumentumtemető, hanem működő információs rendszer: pontosan megmutatja, mit őriz a vállalkozás, hol található az adott dokumentum, és mikor szükséges ismét foglalkozni vele.
A rendezett dokumentumokból így lesz archivált állomány
Az archiválást célszerű ott kezdeni, ahol az iratrendezés befejeződik. Ha már világosan elkülöníthetők a különböző dokumentumtípusok és időszakok, meghatározható, mely iratok maradjanak napi használatban, és melyek kerüljenek hosszabb távú tárolásba. Ha az iratanyag még nincs megfelelően rendszerezve, az archiválást érdemes professzionális iratrendezéssel kezdeni. Ellenkező esetben a rendezetlenséget lényegében csak átköltöztetjük egy másik helyiségbe vagy dobozokba. Az archiválás alapja tehát az azonosíthatóság: minden iratnak vagy irategyüttesnek olyan rendszerben kell helyet kapnia, amelyből később egyértelműen megállapítható annak tartalma, keletkezési időszaka és helye. Ez teremti meg a későbbi gyors visszakeresés feltételeit is.
Érdemes az archiválást nem egyszeri projektként, hanem az iratok életciklusának részeként kezelni. Egy dokumentum először aktívan használt irat, később ritkábban szükséges, majd hosszabb távon őrzendő archív dokumentummá válhat. Ha ezt a folyamatot már a rendszer kialakításakor figyelembe vesszük, elkerülhető, hogy az irattár folyamatosan kontroll nélkül növekedjen. Az újonnan bekerülő dokumentumoknak előre meghatározott helyük lehet, miközben a régebbi állomány időszakosan felülvizsgálható. Így az archiválás nem a papírok végleges elrejtését jelenti, hanem egy olyan kontrollált átmenetet, amelyben minden dokumentum addig és ott marad, ahol arra a vállalkozás működése és a vonatkozó előírások alapján szükség van.
Aktív vagy inaktív irattár? Nem mindegy, mit hol tárolunk
Az irattár hatékonyságát jelentősen javíthatja az aktív és inaktív dokumentumok elkülönítése. Az aktív állományba azok az iratok tartozhatnak, amelyekre a mindennapi működés során rendszeresen szükség van, ezért gyorsan és könnyen hozzáférhető helyen célszerű tartani őket. Az inaktív állomány ezzel szemben olyan dokumentumokat tartalmazhat, amelyek napi használata már megszűnt, megőrzésük azonban továbbra is indokolt vagy szükséges. Ha a két kategória összekeveredik, az értékes irodai tárolókapacitást régen lezárt ügyek dokumentumai foglalhatják el, miközben a gyakran használt iratok visszakeresése is lassabbá válhat. A jó archiválási rendszer ezért nemcsak dokumentumtípusok, hanem használati gyakoriság szerint is gondolkodik.
Az inaktív iratok tárolásánál ugyanakkor nem elegendő pusztán helyet találni a dobozoknak. Figyelembe kell venni a fizikai védelem, az illetéktelen hozzáférés megakadályozása és a későbbi visszakereshetőség szempontjait is. A dobozok, polchelyek vagy egyéb tárolási egységek következetes azonosítása sok felesleges kereséstől kímélheti meg a vállalkozást. Egy megfelelően kialakított irattárolási és archiválási rendszer segítségével az iroda felszabadítható a ritkán használt dokumentumok alól úgy, hogy azok szükség esetén továbbra is azonosíthatók és hozzáférhetők maradjanak. Az archiválás értéke éppen ebben rejlik: a dokumentum nincs útban, de nem is válik láthatatlanná.
A jó archívum ismérve, hogy vissza is lehet belőle keresni
Egy irattár valódi próbája akkor következik el, amikor hónapokkal vagy évekkel később szükség van egy konkrét dokumentumra. Hiába rendezettek a polcok, ha a kereséshez több tucat dobozt kell átnézni. Ezért már archiváláskor célszerű olyan nyilvántartást kialakítani, amely összekapcsolja a dokumentum vagy irategyüttes azonosító adatait annak fizikai tárolási helyével. A rendszer részletességét mindig az adott vállalkozás dokumentummennyiségéhez és működéséhez érdemes igazítani. Nem feltétlenül a legbonyolultabb nyilvántartás a legjobb: az a megoldás működik jól, amelyet következetesen lehet használni, frissíteni és ellenőrizni. A cél az, hogy a keresés ne emlékezeten vagy egyetlen munkatárs helyismeretén múljon.
A visszakereshetőség mellett a tárolási körülmények is meghatározóak. Az iratokat úgy célszerű elhelyezni, hogy védve legyenek a sérüléstől, nedvességtől, szennyeződéstől és jogosulatlan hozzáféréstől, miközben az állomány kezelhető marad. A túlzsúfolt irattár ugyanis idővel ugyanúgy működési problémává válhat, mint a rendezetlen dokumentumhalmok. Éppen ezért az archiválás része lehet az iratállomány rendszeres felülvizsgálata is. Ennek során nemcsak azt érdemes ellenőrizni, hogy minden a megfelelő helyen található-e, hanem azt is, hogy mely dokumentumok megőrzési ideje közeledik a végéhez. Így az irattár nem folyamatosan növekvő raktárként, hanem kontrollált, változó állományként működhet.
A megőrzési idő lejárta az irat következő állomását jelenti
Az archiválás során az egyik legfontosabb adat az irat megőrzési ideje. Nem minden dokumentumot kell azonos ideig tárolni, és a szükséges időtartamot nem célszerű kizárólag a dokumentum korából vagy pillanatnyi használhatóságából meghatározni. Az irattípus, az ügy jellege és az alkalmazandó előírások egyaránt befolyásolhatják, meddig szükséges az adott dokumentumot megőrizni. Emiatt hasznos, ha az archiválási rendszer nemcsak azt rögzíti, hol található egy irat, hanem azt is, mikor válik esedékessé a megőrzési kötelezettségének felülvizsgálata. Ez teszi lehetővé, hogy a vállalkozás ne őrizzen automatikusan mindent korlátlan ideig, ugyanakkor ne váljon meg idő előtt olyan dokumentumtól, amelyre még szüksége lehet.
A megőrzési idő lejárata után következhet annak vizsgálata, hogy az adott irat selejtezhető-e. Ez azonban nem jelenti automatikusan azt, hogy a dokumentum a kommunális hulladékba kerülhet. A megőrzési idő lejárta után az irat életciklusa még nem feltétlenül ér véget egy egyszerű selejtezéssel. Bizalmas dokumentumok esetében megfelelő iratmegsemmisítési eljárás szükséges. Így válik teljessé az iratkezelési folyamat: a keletkező dokumentumot rendszerezzük, használjuk, archiváljuk, a szükséges ideig biztonságosan tároljuk, majd a feltételek fennállása esetén gondoskodunk megfelelő megsemmisítéséről. Ha cége nagy mennyiségű, ritkán használt dokumentumot őriz, a professzionális archiválási és irattárolási szolgáltatás átláthatóbbá teheti ezt a teljes folyamatot, miközben értékes irodai tárolókapacitást is felszabadíthat.